نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی
انواع ایمیل در زبان انگلیسی
ایمیل‌ها در زبان انگلیسی به دو صورت رسمی (Formal) و غیررسمی (Informal) نوشته می‌شوند.
از ایمیل رسمی معمولاً برای برقراری ارتباط حرفه‌ای با افراد ناآشنا، افرادی که از موقعیت اجتماعی بالایی برخوردارند مانند اساتید، سازمان‌ها، دانشگاه‌ها و نهادهای رسمی استفاده می‌شود.
در مقابل، از ایمیل های غیررسمی برای برقراری ارتباط شخصی با افراد کاملاً آشنا، مانند دوستان یا اعضای خانواده، استفاده می‌شود.
همانطور که از نام آنها پیداست، تفاوت اصلی بین ایمیل‌های رسمی و غیررسمی این است که ایمیل‌های رسمی به زبان آشکار، دقیق، مودبانه و رسمی نوشته می‌شوند و از گنجاندن اطلاعات غیرضروری در آنها باید اجتناب شود. علاوه بر این، چنین ایمیل‌هایی حتماً باید از نظر گرامری صحیح بوده و از فرمت و ساختار ویژه‌ای برخوردار باشند.
اما ایمیل‌های غیررسمی معمولاً با الگوی زبانی ساده، سبک نوشتاری غیررسمی و دوستانه، و جملات نسبتاً کوتاه نوشته می‌شوند. هرچند ایمیل‌های غیررسمی نیز دارای سلام و احوالپرسی، بدنه و عبارت پایانی هستند، اما پیروی از یک ساختار مشخص در این قبیل از ایمیل‌ها همیشه الزامی نیست.
از آنجا که ایمیل‌های رسمی در زبان انگلیسی باید از ساختار ویژه‌ای برخوردار باشند و نویسنده آنها باید به نکات خاصی توجه داشته باشد، در ادامه طرز نوشتن و ساختار ایمیل‌های رسمی به تفصیل توضیح داده شده است.
طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی
برای نوشتن یک ایمیل رسمی، بهتر است مراحل زیر را دنبال کنید تا ایمیل شما حرفه‌ای و دقیق به نظر برسد:
1) تا حد امکان از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید
وقتی قصد نوشتن و ارسال ایمیل رسمی را دارید بهتر است این کار را با یک آدرس ایمیل حرفه‌ای انجام دهید. به عبارت دیگر، بهتر است ایمیل‌های رسمی خود را با ایمیل دانشگاه، موسسه آموزشی یا محل کار خود ارسال کنید.
اگر چنین امکانی برای شما وجود ندارد، ترجیحاً آدرس ایمیل شخصی‌تان باید به گونه‌ای باشد که تا حد امکان نام و نام‌خانوادگی شما را دربرداشته و کمترین میزان علایم و اعداد در آن استفاده شده باشد (
بی تردید، آدرس ایمیل حرفه‌ای محتوای جدی پیام شما را تایید می‌کند. اگر آدرس ایمیل شما غیرحرفه‌ای یا غیرعادی باشد، گیرنده‌ای که شما را نمی‌شناسد، ممکن است از باز کردن و خواندن ایمیل‌تان اجتناب کند.
2) موضوع ایمیل را در بخش Subject بنویسید
بخش Subject که مستقیماً موضوع ایمیل شما را بیان می‌کند باید تا حد امکان مختصر بوده و حرفه‌ای به نظر برسد. با استفاده از این بخش، گیرنده هدف شما را از ارسال ایمیل درمی‌یابد و راحت‌تر می‌تواند ایمیل مورد نظر را دسته بندی کرده و به آن پاسخ دهد. موضوع ایمیل نباید بیش از 60 کلمه باشد. به مثال‌های زیر توجه کنید:
Subject: Follow up: Product presentation
Subject: Web Content Editor Position
3) ایمیل را با یک سلام رسمی آغاز کنید
اولین خط از ایمیل شما باید به سلام دادن اختصاص داده شود. نوع سلام به رابطه شما با گیرنده بستگی دارد. اگر مخاطب ایمیل شما کسی است که هرگز او را ندیده‌اید، می‌توانید از واژه “Dear” قبل از نام و عنوان مخاطب استفاده کنید (مانند: Dear Dr. Smith یا Dear colleagues).
با این حال، اگر با گیرنده ایمیل آشنا هستید اما با وی رابطه حرفه ای رسمی دارید می توانید با واژگان “Hello” یا “Hi” او را مورد خطاب قرار دهید (برای مثال، Hello Maria یا Hi Mr. Samson). درصورتی که نام یا عنوان گیرنده را نمی‌دانید می‌توانید از عبارت To Whom It May Concern برای آغاز ایمیل استفاده کنید.
4) متن ایمیل رسمی را بنویسید
در این بخش که معمولاً با عنوان بدنه ایمیل نیز از آن یاد می‌شود و عمدتاً یک الی سه پاراگراف را دربرمی‌گیرد شما باید پیام کامل خود را به مخاطب انتقال دهید. اگر قبلاً با گیرنده ایمیل ارتباط نداشته‌اید، بهتر است در ابتدای این بخش خود را معرفی کنید. نام خود، شغل‌تان و نام دانشگاه، سازمان یا موسسه‌ای را که احیاناً با آن همکاری دارید بیان کنید.
در صورت نیاز، ارتباط خود را با گیرنده ایمیل شرح دهید. سپس باید علت ارسال ایمیل را بطور مختصر و شفاف توضیح دهید. در واقع، پاراگراف اول نوشته شده در این بخش از ایمیل باید با جمله‌ای خاتمه یابد که دلیل نوشتن ایمیل را توضیح دهد.
در نهایت، اگر درخواستی از گیرنده دارید و یا مهلت زمانی خاصی را در رابطه با محتوای ایمیل و یا پاسخ به آن مدنظر دارید می‌توانید در این بخش به آن اشاره کنید.
ایمیل‌ها نامه‌های عصر مدرن هستند و یکی از پرکاربردترین وسایل ارتباط در جهان امروز به شمار می‌روند. در مقاله نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی به بررسی انواع ایمیل و نحوه نوشتن آن ها به همراه مثال پرداخته شده است. با مطالعه این مقاله می توانید به نکات ضروری مربوط به آن ها آشنا شوید.
